洋菓子、焼肉、うどん業界などへ包装資材を供給する当社での1番の課題は、約1万2千にものぼる膨大な商品の在庫管理と手作業を中心に行っていた出荷業務の合理化でした。以前は、大量に仕入た顧客専用商品を1個単位から販売していました。万一売れなくなった場合、在庫が残ってしまいキャッシュフロー面に影響がでてしまいます。そこで大量仕入した商品を1度に商取引を成立させていただく代わりに、お客様の商品を当社で保管するお願いをしました。保管を受託する以上は在庫数量を確実に管理する責任があります。

また、在庫管理がしくみとして出来上がっていないので、受注から納品書発行するまでに時間がかかることと、手作業が多かったので作業ミスがありました。作業ミスや時間がかかることはお客様の業務にも影響がでることになるので、最終的には信用問題に繋がります。在庫管理は現場の問題だけではなく経営の問題でもありました。

こうした背景の中でシステム会社2社に提案のお願いをしましたが、提示された金額に差は大きくありませんでした。1社は債権債務の機能面は充実していましたが、在庫管理面では不安がありました。今回の課題はあくまでも在庫管理であり、的を絞ったために在庫管理に強みを持つシーネット社に決定し、ASPであるドットJP在庫管理サービス(現ci.Himalayas/wms)を選択しました。検討期間は1年要しました。

現在動いているアイテム約8割に関しての現物在庫とシステム上の帳簿在庫は合致しました。合致したことで効果は以下のとおり整理できます。

特に以前は、現品出荷後の仮納品書から正式な納品書発行までに1週間時間が経過していましたが、現在は仮納品書での出荷ではなく、正式な納品書を現品に同梱できるタイミングで発行することが可能となりましたので、大幅な時間短縮になっています。また、倉庫内にロケーション管理を導入できたので、商品を探す時間も短縮できています。

請求漏れがなくなりました。以前は時間がかかることによってチェックする余裕がなくなり、やらなければいけない肝心なことも漏れてしまうことがありました。請求漏れは数ヶ月のキャッシュフローを悪くするばかりではなく、対応に要する時間の浪費、そして信用問題への発展など小さなミスが大きな問題になります。いまでは在庫管理ができているので、全体的な仕事の混乱が少なくなり作業チェックすることも仕組みとして出来上がりました。
また、現物の動きがあった時に即データ入力をしていなかったので、ミスの発見に時間がかかり原因追求もできませんでしたが、現在は即処理する仕組みに変わったので、ミスがあっても即対応することで後続に影響を与えない状況となりました。

その他マスタ機能の備考をメッセージとして利用することで、営業と発注担当者のコミュニケーションの問題が解決しました。
例えば営業担当者がパッケージデザインの変更情報をお客様から事前にもらいその旨マスタ登録しておけば、発注担当者はドットJP在庫管理サービス(現ci.Himalayas/wms)で出力される発注点リストの備考メッセージに気づきます。発注する前に営業担当者へ確認するコミュニケーションが生まれました。もし、コミュニケーションがうまくいかなければ発注ミスになり、無駄な在庫が発生してしまう隠れた経営問題に繋がります。

いままでは品名、仕入先、売価仕入単価、顧客名の情報を管理していましたが、これに入出荷単位、発注点を加えることにしました。これらの情報を調査する過程で、いままで頭の中で思っていたことが明らかになり不安が解消されました。新規商品登録するときは商品仕様台帳を必ず書いてドットJP在庫管理サービス(現ci.Himalayas/wms)に登録しています。

システム稼動時期を11月から3月へ遅らせることにしました。理由は当社の取引でセット品の扱いがありまして、当初システムから対象外としていましたが、 2、3割の比率であるセット品の商品在庫管理を手作業で残すわけにはいきませんでした。当社のセット品とは洋菓子用の箱とその中に入る仕切で構成された商品です。大中小とサイズがあり、サイズによって中に入る仕切が変わります。現在約4千アイテムあり、箱単位で注文が入りますが、在庫は仕切り単位で管理しなければいけません

この取引を在庫管理システムの要件に急遽追加してもらいました。マスタデータ整備などやらなければいけないことが多くあることも考えると、時間に余裕ができたことは良かったことですが、結局導入準備を開始したのは稼動時期が迫ってからでした。何か問題があれば、マスタデータのチェックにかかる時間やシステム操作への不慣れな点などで、現場の作業は18時には終了していますが事務作業は23時までかかってしまいました。

このままシステム導入を続行していいものか考えましたが、ここで止めると結局お客様に大変な迷惑をかけ当社の信用問題にもなりますので、こつこつデータのチェックを繰り返す地道な作業をこなしました。しかしながらこの苦労によって現在の在庫はほぼ合致し、上記に上げたシステム効果の恩恵を受けています。
また、納品書の発行や在庫の照会スピードが速くなったという声を多くのお客様からいただきました。特に、あるお客様の経理担当者が当社の業務を見学に来社した際には、以前と比べると在庫管理業務が簡単そうだという高い評価をいただいております

納品書をタイムリーに発行できるようになりましたので、請求書の発行、その後の入金管理、仕入管理、すなわち債権債務管理までドットJP在庫管理サービス(現ci.Himalayas/wms)1つのシステムで運用が可能になるとより便利になり、合理化できると考えています。また、顧客との取引が電子化の流れになっているので、こうしたデータも在庫管理に連動していければと考えています。直近では在庫管理の基本系はできたので、応用編である差益管理を実施し商品別の粗利を分析し経営に繋げていければと思っています。また業務面では基本機能である入庫予定リストを発注書に進化させて、メーカー側に発注書の内容を納品書に盛り込んでもらえれば更なる効率化になります。

年商6億の当社始まって以来のシステム投資額になっているので、回収を速くする意味でもシーネット社には当社の発展に伴う前向きな提案を期待しています。